Technische Dokumentation – Typische Fehler
Typische Fehler bei der Systemauswahl
Eine Firma kauft ein Redaktionssystem, die Mitarbeiter sollen es umsetzten.
Dies ist wie bei jeder anderen Software auch, die Fehler liegen im Detail. Bei der täglichen Arbeit stellt man fest, was das System alles nicht kann. Um die Mängel auszuschalten bedarf es einer erheblichen zusätzlichen Investition, welche meistens nicht budgetiert sind.
Übernahme bestehender Inhalte
Wenn Redaktionssystemanbieter erklären, dass man die bestehenden Texte mit übernehmen kann, dann ist äußerste Vorsicht geboten. Werden die eigenen, unstrukturierten Inhalte 1:1 übernommen, verspielt man alle Chancen seinen Prozess zukunftssicher neu aufzusetzen. Die bestehenden Inhalte in ein neues System zu kopieren bedeutet, dass man alle Fehler der Vergangenheit automatisch mit übernommen hat. Oftmals verspielt man so jede Chance auf eine Prozessoptimierung. Eine Redaktionslösung folgt einer inneren Logik, welche in bestehenden Dokumenten nicht vorhanden ist, ansonsten müsste man nichts ändern.
Das Redaktionssystem verwaltet auch die Fremdsprachen
Natürlich will man die Übersetzungskosten minimieren. Aber was erwartet man noch alles von seinem Redakteur? Der Redakteur hat schon genug Arbeit, um die muttersprachlichen Texte zu erzeugen. Wozu Ihn noch mit den Fremdsprachen belasten? Selbst große Automobilkonzerne mit komplexen, ausgefeilten Redaktionslösungen lösen dieses Thema anders. Die Übersetzungskosten können wesentlich einfacher minimiert werden. Dazu bedarf es nicht einmal eines Redaktionssystems.
Outsourcing
Kann gut funktionieren, man sollte darauf achten, dass man nicht in Abhängigkeiten gerät. Stellen Sie immer sicher, dass Ihnen alle Daten gehören und Sie die entsprechende Lösung auch bedienen können. Ansonsten kann es zu erheblichen Konflikten kommen, wenn man nicht mehr mit seinem Dienstleister zusammenarbeiten möchte.
